Günümüz rekabet ve pandemi gibi küresel kriz ortamında örgütün doğru yönetilip ve yönlendirilmesi kadar, örgüt içinde ki insan kaynaklarını etkili bir biçimde kullanabilmesi önemlidir. İnsan kaynağının kullanılabilmesi ve yönlendirebilmesi büyük ölçüde örgütte uygulanan personel seçme ve yerleştirme sürecinin başarısına bağlıdır. Bizim iş hayatındaki en önemli işimiz; belli belirsiz, puslu şekilde uzaklarda bulunan şeyleri görmeye çalışmak olmamalı, gözümüzün önünde apaçık halde duran şey için ne yapacağımıza karar vermek olmalıdır. Bu kapsamda ve analizler ışığında, personel seçiminde temel amaç; “seçim ve karar hatalarını en aza indirerek, işletmede açık olan iş ve görevlerin, gereklerine uygun ve uyumlu olanı bulmak, en doğru kişileri seçmektir.
İş hayatında aslında iyi üretim, doğru personelle sağlanır. İse uygun kişi seçilemediğinde neler yaşanır? İşletmede uyumsuzluklar ve çatışmalar yaşanır. İş kazalarında artışlar görünür. Personel sirkülasyonu artar. Buna bağlı olarak işletmenin verimi düşer. Mali kayıplar artış göstermeye başlar. Aslında günümüzde rekabet avantajı sağlayan insan faktörü dinamik yapısı ile örgütün yönünü belirlemekte ve ön plana çıkmaya yardımcı olmakta olan en önemli faktördür.
Örgüte alınacak personeller, Beyond to Human ekibimiz gibi profesyonellerle çalışılarak, “işin gereklerine ve örgüte” “en uygun ve uyumlu adaylar” arasından seçilerek yapılmışsa; ekip ve örgütte, dinamizmin getirdiği dinçlikle örgüt başarısı daha yüksek olacaktır. Bu nedenle işe, iş yerine örgüt iklim ve yapısına en uygun adayı seçebilmek önem kazanmıştır. Aslında seçme–yerleştirme süreci sonunda anlaşılan bir gerçeklik var ki o da şudur: İşe başlayan her yeni çalışanın (çalıştığı pozisyonun gerektirdiği tüm teknik beceriye sahip olsa dahi) kuruma ve iş işleyişine alışması en az 3 ay sürer. Buda şu demektir ki; seçme süreci sonunda pozisyon için karar verilen ve işe başlayan yeni çalışanların kurumdan ayrılmaları söz konusu olduğunda, aynı pozisyon en iyi ihtimalle hemen doldurulsa dahi yeni adaydan da verim almak için en az 3 ay beklemeniz gerekecektir. Bu nedenle seçme–yerleştirme sürecinin her aşamasında oldukça “uygun ve uyum” kavramı dikkate alınmalı ve çok dikkatli ve titiz seçimler yapmakta fayda olduğunu düşünmekte ve hayata geçirmekteyiz.
Pandemi önlemleri alındıktan sonra; İşletmemiz için bir seçme – yerleştirme süreci için dikkat etmemiz gerekenler neler? Biz profesyonellere sorulan soruları toparladım ve açıklık getirmek istedim.
İlanın içeriği nasıl olmalı? Öncelikle aranan özellikler bölümüne, o işi yapmak için gerekli olan minimum yetkinlikler yazılmalıdır. İlk etapta ne kadar çok adaya ulaşırsanız o kadar iyi olacağından buradaki “minimum” kısmı önemli bir detaydır.
Ön görüşme aşaması nasıl şekillenmeli? İlanınıza gelen başvurular arasında yetkinlik beklentilerinizi ve ikamet, yaş gibi minimum kriterlerinizi karşılayan başvuran adayların hepsiyle ön görüşme yapmalısınız. Çünkü artık buna teknolojide destek olduğundan dolayı, eskisi gibi ön görüşmeleri yüz yüze yapmak zorunda değilsiniz. Teknolojinin etkisiyle günümüzde dijital ortamlarda da yapılabilmektedir.
Davet aşaması süreci nasıl şekillenmelidir? Eğer yüz yüze görüşme sürecine geldiyseniz adaylarla, mutlaka görüşme günü, saati, yeri gibi bilgileri minimum 5 gün önceden haber vermeniz önemlidir. Ayrıca görüşmeleri yapacağınız gün adayları bekletmeyecek şekilde günü ayarlamalısınız. Ayrıca önemli detaylardan biride adayın özgeçmişini gözden geçirmeniz önemlidir.
Nelere dikkat etmek gerekir? Özellikle görüşme esnasında adayın yaydığı enerji, davranış tutum ve istek hali gibi beden dilini gözlemlemenizde de fayda var. Fakat bunu “Burnunu kaşıdı, kesin yalan söylüyor” gibi direkt kesin yargılarla sonuçlandırmak sizi yanıltabilir.
Sorular her zaman doğru cevabı verir mi? Adaylarla görüşme sürecinde ki soruları doğru seçmeli ve yapılandırmanız gerekir. Ve sorular pozisyonun gerektirdikleri ya da iş işleyişi ile ilgili olması gerekir. Ve adayın cevap özel yaşamıyla ilgili soruların sorulmaması gerektiğini asla unutmamalısınız. Adayların da size sorular sorabileceğini unutmayın.
Aslında mülakat sürecinde önemli bir detay var oda; sizin sürecinizin arayışla devam ettiği gibi, adayların arayış süreçleri de eş zamanlı olarak devam ediyor. Doğru süreç bilgilendirmeleri önemlidir.
Adaylara davranışlar nasıl olmalı? Örgütünüz için dinamizm getirecek bir takım arkadaşı aradığınızı asla unutmayın. Ve seçme–yerleştirme sürecinin tüm aşamalarında adaylara nazik davranmanız gerektiğini hatırlayın. Örneğin; “Ben stres mülakatı yapıyorum” cümlesine sığınarak adaylara kötü ve kaba davranılmamalıdır. Kaldı ki yanlış bilinen bir gerçeklik şu ki “stres mülakatı” dediğimiz kavram da bu değildir.
Süreçler nasıl sonlanmalı? Görüşme sürecinin sonucunda mutlaka tüm adaylara olumlu ya da olumsuz dönüş yapmanız firmanızın sektörel değerini artıracağını unutmayın. Sadece olumlu olan adaya dönüş yapmak etik olmamakla birlikte, diğer adayların netleşmesini de engelleyeceğinde bu firmanızın imajını oldukça olumsuz yönde etkiler.
Aslında sektörel anlamda tüm kararlarınızı alırken, neyin gerçekte mümkün olacağını belirleyen en önemli şey, altını ve üstünü çizeceğiniz şeylere doğru karar vermek olduğu seçme–yerleştirme sürecinde de geçerlidir. Süreç bir bütün olarak sistemli bir şekilde yürütülmelidir. Adayların ve bireylerin geleceklerinde ki beklentilere göre stratejik karar vermediklerini, alışkanlıklarına göre karar verdiklerini unutmayın. Çalışma hayatında personel seçimi yaparken süreç yönetimi çok önemlidir. Stratejik insan kaynağı yönetimi her daim kazandırır. Bir sonraki yazımda günümüz koşulları için aslında yapılması gereken en doğru personel seçme ve yönetimini, “stratejik insan kaynağı yönetiminin” nasıl yapılması gerektiğine dair değerli detayları sizlerle paylaşacağım.
Başarılarımız ve ışığımız daim olsun.
Dr. Bahar Zeynep Barut.
baharzeynepb@beyondtohuman.com
